1.4- Monitoreo de proyectos

Llevar a cabo un monitoreo velar por que el proyecto no se deteriore integral o parcialmente y se cumpla. Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones, aunque formalmente, es recomendable una evaluación continua de monitoreo.
Las áreas de monitoreo son, principalmente: Financiera y administrativa.

1.4.1-  Monitoreo financiero
Los programas o proyectos implican el uso de insumos y recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeación se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros como personal, equipos y materiales, espacios e instalaciones, viajes, entre otros. Para el control presupuestal existen herramientas financieras como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales.
El monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede ser analizado según su capacidad de respuesta o adaptación, por  cuatro criterios centrales:

• Existencia de datos: En esta área abunda la información ya que es la más controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso legales.
• Periodicidad: El control se expresa en ingresos y egresos con base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias.
• Tipos de datos: Es una información de carácter secundario, registrada con fines administrativos, centrada en el control de caja, ítem usual de todo seguimiento de presupuesto.
• Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que tiene un programa o proyecto de la disponibilidad oportuna de recursos.

 

1.4.2- Monitoreo administrativo.
Es importante evaluar el contexto institucional y las regulaciones o trámites de la organización que acoge el programa. La evaluación conlleva el cumplimiento de los criterios administrativos racionales (pasos internos) de ajuste de desempeño a la descripción del cargo, niveles de productividad aceptables o mínimos, sujeción a estatutos administrativos o de contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles necesidades de cambio organizacional.

• Existencia de datos: Los datos del monitoreo administrativo son los que generalmente registra la oficina de personal de las instituciones: descripción de cargos, cumplimiento de funciones, asistencia, tareas realizadas y evaluación de cargos.
• Periodicidad: Es continua en el control de deberes y discontinua en mediciones de autoevaluación de cargos.
• Tipos de datos: Son de carácter secundario (control de asistencia, de tareas entre otros).

 

1.4.3-  Generalidades e influencia en la toma de decisiones
Los programas o proyectos son una organización formal que activa procesos interactivos que tienen una dinámica específica, no siempre bien prevista en la etapa de diseño.
Hay que evaluar: Las relaciones entre quienes toman las decisiones y grupos técnicos y entre estos y el personal de apoyo. Estas relaciones se pueden analizar a través de los procesos de liderazgo, motivación y comunicación.

• Existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia de los mismos, ya que estos retrasan la ejecución del proyecto.
• Periodicidad: No hay datos sistemáticos, aunque se debe recurrir a evaluaciones mensuales o anuales.
• Tipos de datos: La información es de tipo primario y se recoge mediante cuestionarios semi-estructurados, entrevistas dirigidas o grupales.

La sensibilidad en la toma de decisiones está dada por  la relación a nivel local y la autogestión del programa. Organizacionalmente se deben compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de roles:

• Tomador de decisiones: Toma de decisiones, según la lógica administrativa, política o profesional.
• Grupo técnico: Conflicto de roles, estereotipos profesionales, estilos burocráticos Vs democráticos
• En los tomadores de decisiones pueden darse distintos tipos de liderazgo: por elección, por tradición, por imposición autoritaria.
• La comunicación es, también, de distintos tipos: Formal, expedita, difícil y abierta.

En el grupo técnico son frecuentes los conflictos ideológicos, como también los celos profesionales. El grupo técnico y su destreza profesional influyen mucho en el desarrollo y en la estrategia de intervención del proyecto.

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